Если вы управляете объектом для сдачи в аренду на время отпуска, туристическими апартаментами, гостевым домом или отелем в Испании, термин «Ses Hospedajes» (Служба размещения) наверняка уже встречался. Для многих владельцев это звучит как очередное бюрократическое препятствие. Однако на практике проблема заключается не в самой системе, а в ее частом неправильном толковании.
Самое распространённое заблуждение? "Просто зарегистрируйте своих гостей". Это неправда.
Согласно испанским правилам, требуется два отдельных отчета: о бронировании и с данными о гостях.
Непредоставление любого из этих элементов может повлечь за собой финансовые санкции для владельца или управляющего недвижимостью.
В этой статье мы объясняем, что именно представляет собой программа Ses Hospedajes, на кого она распространяется, какие данные необходимо предоставить, в каком порядке и как избежать наиболее распространенных ошибок.
Что такое Ses Hospedajes и зачем была создана эта система?
Ses Hospedajes — это общенациональная система регистрации туристов, проживающих в Испании, введенная в действие Королевским указом 933/2021. Она заменила прежние, разрозненные методы регистрации посетителей в Гражданской гвардии или Национальной полиции.
Цель системы заключается в следующем:
- повышение общественной безопасности,
- более эффективный контроль над рынком аренды жилья для туристов,
- Унификация правил отчетности по всей стране.
Система охватывает все виды краткосрочного размещения, независимо от региона или канала бронирования.
На кого распространяются обязательства организации Ses Hospedajes?
Обязанность сообщать о проживании распространяется практически на все организации, предоставляющие временное жилье:
- апартаменты для отдыха (VUT),
- отели, хостелы и гостевые дома,
- сельские дома (туризм сельский),
- Кемпинги и глэмпинговые комплексы.
Неважно, бронируется ли жилье через Airbnb, Booking.com или напрямую. Ответственность всегда лежит на владельце или управляющем недвижимостью.
Это очень важно: платформы бронирования не берут на себя ваши обязательства по отчетности перед Ses Hospedajes.
Две обязанности, один приказ – как эта система работает на практике?
Регистрация объекта – отправная точка
Прежде чем вы сможете сообщить о первом бронировании или госте, объект размещения должен быть зарегистрирован в системе, а ответственное лицо должно получить доступ к платформе. Без этого подача законной жалобы невозможна.
Этот шаг следует предпринять заранее – множество проблем возникает, когда владелец пытается быстро завершить формальности в день приезда гостей.
Подача заявки на бронирование – первое обязательство
Именно этот элемент чаще всего упускается из виду.
Система требует предоставления о самом бронировании – то есть о том, что данное жилье было арендовано на определенный период, конкретным лицом, на определенных условиях.
Бронирование необходимо оформить не позднее чем через 24 часа после его подтверждения.
Если вы используете систему управления отелем или систему управления каналами продаж с интеграцией, часть этого процесса может быть автоматизирована. В случае прямых бронирований ответственность полностью лежит на вас.
Предоставление данных о гостях – вторая обязанность
Следующий шаг — регистрация каждого гостя, фактически начавшего свое пребывание.
Данные необходимо предоставить не позднее чем через 24 часа после регистрации. Это также относится к детям (с дополнительной информацией об их родственных связях).
На практике это означает следующее:
- бронирование ≠ гости,
- Это два отдельных отчета
- Оба пункта обязательны.
Какие данные вам необходимо собрать?
Система требует точных данных, которые зависят, помимо прочего, от типа удостоверения личности. Чаще всего к ним относятся:
- имя и фамилия,
- секс,
- Дата рождения,
- гражданство,
- Номер и тип документа (паспорт, удостоверение личности, национальный идентификационный номер, национальный идентификационный номер),
- контактные данные.
Ошибки в нумерации документов или отсутствие обязательных полей являются одной из наиболее распространенных причин проблем во время аудита.
Поэтому лучше всего использовать формы предварительной регистрации, которые автоматически проверяют полноту данных.
Сроки и хранение данных
Уведомления должны быть поданы в установленные законом сроки, а также:
- Данные должны храниться в течение 3 лет после окончания пребывания.
- Система должна позволять их восстановление в случае проверки.
Это означает, что подход "отправил и забыл" не является безопасным.
Штрафы за несоблюдение требований
Нарушения правил Ses Hospedajes могут повлечь за собой следующие последствия:
- финансовые штрафы в размере от 601 до 30 000 евро.
- лишение туристической лицензии,
- дополнительные проверки и административные процедуры.
Чаще всего наказывают следующих лиц:
- Уведомление о бронировании отсутствует
- предоставление данных после установленного срока,
- неполные или некорректные данные,
- предположение, что "платформа сделает это за меня".
Как избежать проблем? Проверенный способ решения
Самая безопасная модель:
- сообщить о бронировании сразу после его подтверждения
- сбор данных о гостях до их прибытия.
- автоматизация там, где это возможно
- Четко информировать гостей о том, что эти данные требуются по закону.
Благодаря этому регистрация проходит гладко, без стресса и необходимости заполнять документы на входе.
